Persondatapolitik

Privatlivspolitik

I EKJ Rådgivende Ingeniører AS (herefter benævnt EKJ eller omtalt “vi”, “vores”) går vi op i at beskytte og behandle personoplysninger på en saglig og sikker måde. Dette gør vi, ved at følge gældende lovgivning, bl.a. EU’s generelle forordning om databeskyttelse, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse), herefter benævnt persondataforordningen. Derfor vil vi med vores privatlivspolitik beskrive, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan, hvornår og hvorfor vi behandler dem, hvordan vi sikrer dem og hvornår de slettes.

Vi opbevarer alle data som indsamles, sikkert og fortroligt, hvor nødvendige teknologiske og organisatoriske foranstaltninger er taget. Det vil udelukkende være personer for hvem oplysningerne er relevante, der har adgang til oplysninger.

Ved ophør af kunde/samarbejdsforholdet vil vi tage stilling til, hvilke oplysninger vi fortsat beholder, og hvilke der skal slettes. Dette vil altid være tilfældet medmindre andet er aftalt, der er lovhjemmel til at skulle beholde data længere, eller det er nødvendigt for virksomhedens arbejde. 

 

Cookie politik

EKJ’s hjemmeside anvender cookies, ved din accept heraf. Det betyder, at små tekstfiler lægges på din maskine, for at hjælpe os med at give dig, som bruger, en bedre anvendelse af hjemmesiden. Heri indgår nogle cookies, som er nødvendige for at sikre leveringen af hjemmesiden, hvorfor disse ikke kan afvises. De resterende cookies, tredjepartscookies, anvendes til at forbedre indholdet mv. på hjemmesiden, hvor det er disse cookies du kan vælge ikke at give samtykke til.

Helt generelt anvender EKJ cookies til at genkende, når en besøger anvender hjemmesiden og bruger den igen, hvormed det kan hjælpe med at huske indholdet og her leverer data til 3. parter, som analyseinstitutter / -partnere, som kan sammenholde information. Her indhentes primært brugerens IP-adresse og adfærd på hjemmesiden, samt satte præferenceindstillinger. Formålet hertil er med fokus på trafikmåling og en samlet information om brugerens adfærd, for at forbedre hjemmesiden. Derudover har præferenceindstillingerne også det formål, at genkende brugeren og sætte præferencer som fx sprogindstillinger.

Anvendelsen af cookies påhviler brugerens samtykke, efter persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a, og bruges primært til at gøre din brugeroplevelse bedre. Hvis du ikke ønsker at modtage cookies, så kan du vælge ikke at acceptere eller du kan vælge at slå cookies helt fra på din egen browser. Du kan særskilt på vores hjemmeside også klikke på tandhjulet “skift cookie indstillinger” i nedre venstre hjørne, hvor du kan deaktivere din accept og herefter gemme. Under tandhjulet er også information vedr. trejdepartscookies.

 

Dataansvarlig

Firma: EKJ Rådgivende Ingeniører AS

CVR-nummer: 83175419

Adresse: Blegdamsvej 58, 2100 København Ø

E-mail: info@ekj.dk

Telefon: + 45 33 11 14 14

 

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er alle informationer, der kan henføres til en identificeret eller identificerbar fysisk person.

 

Hvad er formålet for behandling af personoplysninger?

Formålet med at indhente og behandle personoplysninger er at 1) kunne skabe kontakt i henhold til jobansøgninger, ansøgningsproces og udvælgelse, både i henhold til jobopslag samt uopfordrede ansøgninger, 2) personoplysninger indhentes også til tilbud af projekter og med hensyn på oprettelse af kontrakt og kundeforhold, 3) personoplysninger indhentes på hjemmesiden med henblik på forbedring af hjemmesidens brug, huske indhold, som fx sprogindstillinger samt trafikmåling og anvendelse ved hjælp af tredjepart. Mere information vedr. hjemmesiden kan læses under Cookies politikken.

Formål 1) og 2) udspecificeres tydeligere ved nedenstående, som vil anvendes gennem hele persondatapolitikken. Dette gøres for at skabe gennemsigtighed og tydeliggøre formålet og behandling, jf. persondataforordningens art. 5, stk. 1, litra a.

1. Jobansøgere
   Den første aktivitet ses i henhold til jobansøgning til EKJ, hvormed formålet med indsamling og behandling er at finde rette ansøger, med henblik på ansættelse.
2. Kunder
   Den anden aktivitet vedr. kundekontrakter, vil EKJ behandle oplysninger i henhold til formålet for opfyldelse af kontrakt og som led i virksomhedens arbejde. Formålet indeholder opfyldelse af vores forpligtelser med kontrakter og aftaler med kunder, samarbejdspartnere og leverandører i henhold til projekter.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er kategorien?

1. Ift. ansøgning indsamles ansøgers navn, e-mailadresse, køn, CV og ansøgning iht. spørgeskema.
   • Da EKJ ikke behandler særligt følsomme personoplysninger i forbindelse med jobansøgninger, vil kategorien af oplysninger behandles, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
   • Behandling sker gennem databehandler Garuda
2. Ift. kundekontrakter og kontakt behandles relevante personoplysninger, heriblandt eventuelle privatpersoners navn, (professionelle/private) telefonnummer og e-mailadresse, adresse, ejerforhold, arbejdsplads, kontonummer til at kunne have kontakt og føre dialog vedr. kontrakten.
   • Der vil ikke indgå særligt følsomme personoplysninger, hvorfor disse er af kategorien af almindelige personoplysninger og vil behandles, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra b.
     Oplysningerne registreres som led i opfyldelse af kontrakt.

 

Hvornår indsamles personoplysninger og hvornår slettes de?

1. Disse indsamles med hensigt på ansættelse, hvor EKJ i sikkert system, gennem vores databehandler Garuda, modtager jobansøgninger fra ansøgeren.
   • Oplysninger fra jobansøgninger slettes, når de ikke længere er nødvendige for EKJ eller opfylder formålet for oplysningerne.
   • Oplysninger omkring indhentning af persondata og sletning deraf, bliver informeret til kandidaten ved ansøgning, hvilket kandidaten skal samtykke til, før processen begyndes. Ved tilbagetrækning af samtykke, vil personoplysningerne slettes.
     • Ved ansøgning til et af EKJ’s jobopslag vil ansøgningen blive opbevaret hos databehandler. Dine personoplysninger vil blive opbevaret i en periode på 6 mdr. og derefter slettet. Hvis kandidaten anmoder om at blive slettet, vil EKJ uden unødig forsinkelse slette oplysningerne.
     • Ved uopfordret ansøgninger via EKJ’s portal, gennem databehandleren, opbevares ansøgninger i 6 mdr., hvorefter kandidatens skal opdatere, at de stadig ønsker at være i systemet. Herved påbegyndes ny opbevaringsperiode på 6 mdr.
2. Det indsamles med hensigt på kontraktindgåelse og indhentes ved kontakt.
   • Data slettes når det ikke længere udgør en nødvendig interesse for EKJ og ikke længere opfylder formået for oplysningerne. Oplysninger, som lovpligtigt skal opbevares længere, vil ske i henhold til relevant lovgivning, som eksempelvis bogføringsloven.

 

Deling af oplysninger

Vi kan videregive dine oplysninger til tredjepart, der bistår os med at håndtere driften. Vi videregiver under ingen omstændigheder dine oplysninger til nogen, uden der foreligger en databehandleraftale eller det følger af lov eller virksomhedens virke. Hvis offentlige myndigheder anmoder om personoplysninger om dig, gives disse, såfremt vi er forpligtede hertil. EKJ deler som eksempel oplysninger med en databehandler, Garuda, for at sikre beskyttelsen af jobansøgninger.

 

Hvornår og hvorfor indsamler vi data?

Vi indsamler personoplysningerne direkte via:

• Det pågældende datasubjekt, den besøgende på hjemmesiden, jobansøgeren.
• Offentlige myndigheder

Dette sker, når vi indgår kundeforhold, kontraktforhold eller når du tager kontakt til os.

Vi indhenter personoplysninger på baggrund af følgende:

• Opfyldelse af kontrakt, samarbejdsaftale, jobansøgninger
• Overholdelse af gældende lovgivning
• Hjemmel i persondataforordningen
  • Samtykke
  • Nødvendighed af hensyn til opfyldelse af aftale
  • Legitim interesse mv.

 

Beskyttelse af oplysninger

EKJ har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger som forhindrer, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, tabt eller kommer til uvedkommendes kendskab. Oplysninger vil kun blive tilgået af relevante medarbejdere, med klart formål dertil.

 

Ændringer i EKJ’s persondatapolitik

EKJ forbeholder sig til enhver tid rettigheden, til at ændre denne persondatapolitik. Den gældende politik vil altid være den, som kan findes via vores hjemmeside: https://www.ekj.dk/om-ekj/persondatapolitik/.

Vi vil altid opfordre til, at man holder sig opdateret. Ved større væsentlige ændringer, vil det blive oplyst på denne hjemmeside og hvor det er nødvendigt, vil nyt samtykke indhentes.

 

Rettigheder

• Du har altid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger EKJ opbevarer vedr. dig.
• Enhver med personoplysninger hos EKJ, kan anmode om sletning eller berigtigelse af sine oplysninger, hvorefter vi inden rimelig tid opfylder denne anmodning, jf. persondataforordningens art. 5, stk. 1, litra d.
• Du kan til enhver tid trække dit samtykke til behandling tilbage og hermed vil al behandling stoppe. Dette kan ske lige så let, som samtykket er givet. I henhold til cookies gøres dette ved at klikke på tandhjulet “skift cookie indstillinger” i nedre venstre hjørne, deaktiverer cookies og gem ændringer. Yderligere tilbagetrækning af samtykke kan ske ved kontakt til EKJ via e-mail: gdpr@ekj.dk, info@ekj.dk, telefon: 33 11 14 14 eller ved direkte henvendelse. Behandling af persondata foretaget inden tilbagetrækning af samtykke vil stadig være lovligt udført.
• Hvis du vil gøre brug af ovenstående rettigheder eller ønsker at klage, kan du først rette henvendelse på e-mail: gdpr@ekj.dk, info@ekj.dk, telefon: 33 11 14 14 eller ved direkte henvendelse. Hvis du ønsker at udnytte klagemulighed, hvor EKJ ikke har kunne udbedre utilfredsheden, kan du henvende dig direkte til Datatilsynet, som er tilsynsmyndigheden for området. Oplysninger hertil finder du via datatilsynet.dk

 

Forbehold

Hermed oplyses det, at denne hjemmeside blot indeholder informationer, som gøres tilgængeligt for at oplyse om EKJ’s aktiviteter og virksomhed. Vi stræber efter, at oplysninger altid vil være ajourførte og præcise. Vi kan dog ikke garantere, at indholdet er fuldstændigt komplet eller korrekt og tager derfor forbehold for eventuelle fejl.