Persondatapolitik

Privatlivspolitik

I EKJ Rådgivende Ingeniører AS (herefter benævnt EKJ) går vi op i at beskytte og behandle personoplysninger på en saglig og sikker måde. Dette gør vi, ved at følge gældende lovgivning, bl.a. EU’s generelle forordning om databeskyttelse (GDPR, herefter benævnt persondataforordningen). Derfor vil vi med vores privatlivspolitik beskrive, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan, hvornår og hvorfor vi behandler dem, hvordan vi sikrer dem og hvornår de slettes.

Vi opbevarer alle data, der indsamles sikkert og fortroligt, hvor nødvendige teknologiske og organisatoriske foranstaltninger er taget. Det vil udelukkende være personer for hvem oplysningerne er relevante, der har adgang til oplysninger.

Ved ophør af kunde/samarbejdsforholdet vil vi tage stilling til, hvilke oplysninger vi fortsat beholder, og hvilke der skal slettes. Dette vil altid være tilfældet medmindre andet er aftalt, der er lovhjemmel til at beholde data længere eller det er nødvendigt for virksomhedens arbejde. 

 

Cookie politik

EKJ’s hjemmeside anvender cookies ved din accept heraf. Det betyder, at små tekstfiler lægges på din maskine, for at hjælpe os med at give dig, som bruger, en bedre anvendelse af hjemmesiden. Med disse måler vi også trafikken på hjemmesiden, for at kunne forbedre oplevelsen. Helt generelt bruger EKJ cookies til at genkende, når en bruger anvender hjemmesiden og bruger den igen, hvormed det kan hjælpe med at huske indholdet og her også levere data til tredjepart, som fx analysebureauer, hvor de kan sammenholde informationen. Disse anvendes særligt med fokus på hjemmesidens trafikmåling og brug.

Anvendelse af cookies gør din brugeroplevelse bedre. Hvis du ikke ønsker at modtage cookies, så kan du vælge ikke at acceptere eller du kan vælge at slå cookies helt fra på din egen browser.

 

Dataansvarlig

Firma: EKJ Rådgivende Ingeniører AS

CVR-nummer: 83175419

Adresse: Blegdamsvej 58, 2100 København Ø

E-mail: info@ekj.dk

Telefon: + 45 33 11 14 14

 

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er alle informationer, der kan henføres til og identificere fysiske personer.

 

Hvad er formålet for behandling af personoplysninger?

Vi behandler personoplysninger på baggrund af følgende:

  • Opfyldelse af kontrakt, samarbejdsaftale mv.
  • Overholdelse af gældende lovgivning
  • Tilstrækkelig legitim interesse/lovhjemmel
  • Samtykke
  • Nødvendighed for opfyldelse af aftale

I EKJ har vi forskellige aktiviteter, hvor der kan indgå personoplysninger, hvorfor dette vil deles op i de to formål.

  1. Kunder

Den første aktivitet vedr. kundekontrakter, vil EKJ behandle oplysninger i henhold til formålet for opfyldelse af kontrakt og som led i virksomhedens arbejde. Formålet indeholder opfyldelse af vores forpligtelser med kontrakter og aftaler med kunder, samarbejdspartnere og leverandører i henhold til projekter.

  1. Jobansøgere

Den anden aktivitet ses i henhold til jobansøgning til EKJ, hvormed formålet med indsamling og behandling er at finde rette ansøger, med henblik på ansættelse.

Beskrivelse af EKJ’s arbejde med persondata, vil i resten af persondatapolitikken opdele oplysningerne, i henhold til ovenstående formål, i forsøg på at gøre behandlingen klar, jf. persondataforordningens art. 5 stk. 1, litra a. Dette gøres tydeligt ved markering 1. og 2., som henviser til ovenstående formålsbeskrivelser.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er kategorien?

  1. kundekontrakter og kontakt behandles eventuelle privatpersoners navn, (professionelle/private) telefonnummer og e-mailadresse, adresse, ejerforhold, arbejdsgiver, kontonummer til at kunne have kontakt og føre dialog vedr. kontrakten.
    1. Der vil ikke indgå særligt følsomme personoplysninger, hvorfor disse er af kategorien af almindelige personoplysninger, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1. Oplysningerne registreres som led i opfyldelse af kontrakt.
  2. ansøgning indsamles ansøgers navn, telefonnummer, e-mailadresse, køn, CV og ansøgning iht. spørgeskema.
    1. Da EKJ ikke behandler særligt følsomme personoplysninger i forbindelse med jobansøgninger, vil kategorien af oplysningerne ske, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

 

Hvornår indsamles personoplysninger og hvornår slettes de?

  1. Det indsamles med hensigt på kontraktindgåelse.
    1. Data slettes når de ikke længere udgør en legitim interesse for EKJ og ikke længere opfylder formålet for oplysningerne.
  2. Disse indsamles med hensigt på ansættelse, hvor EKJ i sikkert system modtager jobansøgninger.
    1. Oplysninger fra jobansøgninger slettes, når de ikke længere er nødvendige for EKJ eller opfylder formålet for oplysningerne.
      1. Ved ansøgning til et af EKJ’s jobopslag vil ansøgningen blive opbevaret hos selvstændig tredjepart. Dine personoplysninger vil blive opbevaret i en periode på 6 mdr. og derefter blive slettet. Hvis kandidaten anmoder om at blive slettet, vil EKJ inden rimelig tid slette oplysningerne.
      2. Ved uopfordret ansøgninger via EKJ’s portal, gennem den selvstændige tredjepart, opbevares ansøgninger i 6 mdr., hvorefter kandidaten skal opdatere, hvorvidt vedkommende stadig ønsker at være i systemet. Jobansøgningen kan også opbevares længere, hvis ansættelsesansvarlig har indhentet samtykke til længere opbevaring.
    2. Oplysninger omkring opgivelse af persondata og sletning deraf, bliver informeret til kandidaten ved ansøgning, hvilket kandidaten skal samtykke til, før processen begyndes.

 

Deling af oplysninger

Vi kan videregive dine oplysninger til tredjepart, der bistår os med at håndtere driften. Vi videregiver under ingen omstændigheder dine oplysninger til nogen uden der foreligger en databehandleraftale samt dokumentation på overholdelse af persondataforordningen. Hvis offentlige myndigheder anmoder om personoplysninger om dig, gives disse, såfremt vi er forpligtede hertil. Som eksempel, hvor EKJ deler oplysninger med en tredjepart, er ved ansættelser, hvor vi har samarbejde med selvstændig tredjepart, for at sikre beskyttelsen af jobansøgninger.

 

Hvornår og hvorfor indsamler vi data?

Vi indsamler personoplysningerne direkte via:

  • Den pågældende
  • Offentlige myndigheder

Dette sker, når vi indgår kundeforhold, kontraktforhold eller når du tager kontakt til os.

 

Beskyttelse af oplysninger

EKJ har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger som forhindrer, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, tabt eller kommer til uvedkommendes kendskab. Oplysninger vil kun blive tilgået af relevante medarbejdere, med klart formål dertil.

 

Ændringer i EKJ’s persondatapolitik

EKJ forbeholder sig til enhver tid rettigheden, til at ændre denne persondatapolitik. Den gældende politik vil altid være den, som kan findes via vores hjemmeside: https://www.ekj.dk/om-ekj/persondatapolitik/.

Vi vil altid opfordre til, at man holder sig opdateret. Ved større væsentlige ændringer, vil det blive oplyst på denne hjemmeside.

 

Rettigheder

  • Du har altid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger EKJ opbevarer vedr. dig.
  • Enhver med personoplysninger hos EKJ, kan anmode om sletning eller berigtigelse af sine oplysninger, hvorefter vi inden rimelig tid opfylder denne anmodning, jf. persondataforordningens art. 5, stk. 1, litra d.
  • Du kan til enhver tid trække dit samtykke til behandling tilbage og hermed vil al behandling stoppe. Behandling af persondata foretaget inden tilbagetrækning af samtykke vil stadig være lovligt udført.
  • Hvis du vil gøre brug af ovenstående rettigheder eller ønsker at klage, kan du først rette henvendelse på e-mail: gdpr@ekj.dk, telefon: 33 11 14 14 eller ved direkte henvendelse. Hvis du ønsker at udnytte klagemulighed, hvor EKJ ikke har kunne udbedre utilfredsheden, kan du henvende dig direkte til Datatilsynet, som er tilsynsmyndigheden for området. Oplysninger hertil finder du via datatilsynet.dk

 

Forbehold

Hermed oplyses det, at denne hjemmeside blot indeholder informationer, som gøres tilgængeligt for at oplyse om EKJ’s aktiviteter og virksomhed. Vi stræber efter, at oplysninger altid vil være ajourførte og præcise. Vi kan dog ikke garantere, at indholdet er fuldstændigt komplet eller korrekt og tager derfor forbehold for eventuelle fejl.