Når tingene flytter sig i byggeprojekterne, er det godt at have fundamentet i orden. Vi har bedt strategisk driftschef og afdelingsleder i VVS, Mai Flemming Hansen sætte ord på sine boganbefalinger, når det gælder projektledelse.
Hvilken bog om ledelse – eller udvikling af organisationer står i din bogreol?
”Det gør flere bøger (se foto nederst), men skal jeg vælge én, bliver det bogen ‘Power i projekter & porteføljer’, som er i tråd med EKJ’s egen projektmodel. En figur i bogen som jeg i øvrigt har besøgt – og gensøgt – rigtig mange gange er Projekttrekanten.”
Hvad gør netop den bog til noget særligt?
”Den er meget hands on, og det kan jeg godt lide. Det er min erfaring, at teori fungerer bedst, når det kan omsættes i virkeligheden.”
“Jeg kan godt lide, at bogen arbejder med et målhierarki, som kan bruges i projekter og i mange andre sammenhænge, fordi vi bevæger os på forskellige niveauer. Hvad er målet på det strategiske niveau fx og derefter ned i de forskellige andre lag af et projekt. Her er mange gode klare tanker, der også adresserer de forskellige roller, som er i spil i et bygge- eller anlægsprojekt.”
Mai Flemming Hansen, strategisk driftschef og afdelingsleder
Så det handler om, hvordan vi navigerer i projekterne?
”Ja, den giver et godt overblik over de forskellige mål og roller. Hvornår vælger jeg det ene fremfor det andet? Og det bringer mig hen til bogen ‘Organisationsteori – design af organisationer’, der kigger på forskellige måder at organisere sig på, som jeg også synes er spændende i forhold til produktionen af gode projekter sammen med vores kunder. Også i forhold til EKJ, hvor vi har forretningsområder og fagafdelinger, men også navigerer efter geografi – Nord og Syd. Det handler om, at de rammer, som vi skaber om vores projekter skal fungere bedst muligt, for de er jo en form for servicefunktion i forhold til at skabe velkørende projekter, og det er jo dér, vi gerne vil hen.”
Hvad er afgørende for at skabe et godt projekt?
”Ledelse er helt afgørende ikke bare som management-redskaber, som førnævnte rammer og strukturer, men som det vi på engelsk kalder leadership. Den person, der står på broen, skal kunne forvalte begge dele. Nu kommer jeg til at nævne nogle af de andre bøger, som jeg brænder for, som går godt i spænd med mere klassisk management: ‘Sigt efter motivationen’ samt ‘Ledelse af processer’. Min erfaring gennem en efterhånden lang karriere er, at det som får de svære projekter til at køre igennem, er den gode proces, hvor der er leadership. Er målet tydeligt nok? Alt det som vi har i teamsamarbejdet omkring selve projektet.”
“For byggeprocessen og projekterne udvikler sig hele tiden, for verden står jo IKKE stille. Det nytter ikke noget, hvis der sidder fire mand på dækket og græder, som alle har brugt værktøjskassen til punkt og prikke, men helt har mistet mål og overblik.”
“Ja, du sætter målskiven op for projektet, og fagligheden skal der selvfølgelig leveres på, men du kan ikke være for rigid. Her er den løbende dialog vigtig og åbenheden omkring projektets ressourcer, roller og ansvar især. Jeg kan ikke sige det klart nok, men jeg appellerer til, at vi har vores gode projekttrekant tid, leverancer og ressourcer med til det allerførste projektmøde og genbesøger den løbende i takt med projektets udvikling. Vi skal åbent kunne tage snakken om, hvad vi kan få for ressourcerne. Det nytter ikke at putte med dette, for så har vi kollegaer, der navigerer helt i blinde, og så kører projekter jo i hegnet. Der skal være åbenhed om proces og rammer, hvis vi skal skabe gode projekter og motivation hos den enkelte medarbejder.”
Hvad sker der, hvis vi ikke har åbenheden?
“Så bliver det konfrontationsskabende. Du er nødt til at være sikker på opdraget. Rammer og økonomi må ikke være lukke land, for vi må have en fælles konsensusramme, så alle kan navigere og træffe de rigtige beslutninger. Der er én person, der har ansvaret for at sikre åbenheden om den ramme, og det er projektlederen. Og så handler det i praksis også om grænsefladerne ud af huset. “
“Her kan det jo være rigtig svært, hvis projektlederen ikke har fået den rigtige info, for så kan vedkommende – og alle andre – blive meget klemt. Kommunikation er helt afgørende, fordi tingene jo også flytter sig hele tiden, så vi skal kunne rette ind i tide.”
Branchen er jo generelt meget optaget af fejl. Byggeprojekter kan hurtigt ende i en dyr sag eksempelvis. Hvordan påvirker det vores medarbejdere?
”Det kan godt give lidt frygtsomme rådgivere, hvis vi ikke er opmærksomme på det, og det er jo tit de her forventninger, der gør, at vi dækker os for godt ind. Måske lidt for godt? Her tænker jeg, at det er vigtigt, at vi husker friskheden. Lige trækker vejret og tænker, at det her skal vi nok klare sammen. Vi skal også huske, at der også findes en projektmodel ”light”, hvor vi ikke går alt for dybt ned fra start, men tager nogle forudsætninger om, at det her ”er godt nok for nu”, som vi jo er begyndt at sige herinde på vores teams-møder. Hvor vi har tillid til, at vi er sammen om tingene og nogle ting bliver mere tydelige længere henne i processen. Vi skal passe på med at blive for fejlsøgende og lede efter alle hullerne i osten fra start. Det handler også om at stole på processen.”
Hvad driver dig i arbejdet?
”Jeg fandt hurtigt ud af, at det spændende er dér, hvor rammerne sættes. Og at det er projektlederen, der er med til at sætte rammen. Siden har jeg fundet ud af, at det især er menneskerne på holdet, der er det sjove. Hvordan får man dem til at synes, at opgaven er interessant? Og hvordan sætter man som projektleder det rigtige hold?.”
”Mennesker er jo svære at sætte på formel. Det ideelle i forhold til det ene menneske er ikke det ideelle i forhold til det andet menneske. Hvornår slukker lyset i øjnene, og hvornår tændes det? Motivation er så vigtigt! Min holdning er, at vi skal lede med både tanker og hjerte på rette sted, og så er det afgørende, at vi kan mærke hinanden undervejs.”
Mai Flemming
Bonusinfo…
“Denne snak minder mig om en femte bog: ‘The Speed of trust’ af Stephen M. R. Covey. Hvornår giver den tid, vi bruger på at sikre vores egen ryg i et projekt mening? Det gør det faktisk sjældent, siger han, for der sker det, at ting går i stå. Det betyder ikke, at vi skal tage let på tingene. Det handler mere om, at det er svært at stikke nogen en kniv i ryggen, hvis vi grundlæggende oplever, at der er troværdighed og tillid til stede. Den tillid kan vi komme rigtig langt med, og den kan spare os for tid og spildte kræfter. Det er min erfaring.”
